هر شرکت کوچکی در یک جایی از راهش به مهلتی برمی‌خوره که باید کار رو به اون برسونه، حالا می‌خواد تحویل یک محصول تا یک تاریخ مشخص باشه یا تکمیل فرم‌های مالیاتی یا رسیدن به یه هدف فروش. اما این چیزی نیست که از اون بترسیم. خود ما این هفته در راه‌اندازی نسخه جدید سایت به این مشکل برخوردیم و حالا می‌خواهیم به کمک تجربه خودمون براتون بگیم که چطور پروژه رو به خوبی مدیریت کنین تا بدون دلهره به سررسیدهاتون برسین.
۱- یادتون باشه که مهلت گذاشتن به شما کمک می‌کنه.
مهلت داشتن باعث می‌شه حجم کار خودتون رو برنامه‌ریزی کنین تا بتونین حتما تا موعد تحویل تمامش کرده باشین. کار کردن مداوم با سررسیدهای مشخص باعث می‌شه مدیریت زمان و مهارت‌های سازمان‌دهی شما بهتر بشه. و همین‌طور به شما کمک می‌کنه یاد بگیرین که چطور زیر فشار کار تمرکز کنین و دچار دلهره نشین.
برای خود ما، گذاشتن مهلت مشخص باعث شد با جدیت بیشتری کار کنیم و حتی اضافه‌کاری کنیم تا بتونیم کارها رو به مهلتش برسونیم.
۲- مهلت‌های واقع‌گرا تعیین کنین.
اگه قرار باشه اساسا نتونین خودتون رو به مهلت معینی برسونین، هیچ فایده‌ای نداره که با اون موافقت کنین. با اینکه وسوسه‌کننده است که به مشتری وعده‌های قشنگ بدیم و بگیم که کارش دو-سه روزه آماده می‌شه، ولی وقتی کار رو دیر برسونین مشتری ممنون شما نخواهد بود.
گرچه تاریخ مشخصی که برای تحویل کار تعیین کردیم باعث شد که با جدیت و سرعت بیشتری کار کنیم، اما تعیین سررسید به تنهایی نمی‌تونه سرعت حل مشکلات رو بالاتر ببره. ما این واقع‌گرایی رو به خرج ندادیم و نتیجه‌اش این شد که یک هفته جلوتر از موعد، بنرهای تبلیغاتی شمارش معکوس برای اون کار کردیم و حالا اون شمارش معکوس تموم شده و هنوز به نقطهٔ تحویل نرسیدیم.
۳- جا برای خطا هم بگذارین.
از اشتباه و مشکل گریزی نیست. مثلا کارمند شرکت مریض می‌شه، فلان محمولهٔ شما دیر به دست‌تون می‌رسه، یا کامپیوترهاتون خراب می‌شه. پس اگه جاش رو دارین یک حاشیهٔ امن برای کار در نظر بگیرین.
به‌خصوص که هر چه شرکت شما کوچکتر باشه، نبود هر عضو تیم یا خرابی هر دستگاه مشکل بزرگتری محسوب می‌شه.
۴- موانع احتمالی رو شناسایی کنین.
به مشکلات نامنتظره‌ای که ممکنه سر راهتون ظاهر بشه فکر کنین، مثلا هزینهٔ نامنتظره یا مشکلات فنی. ببینین برای کم کردن از احتمال وقوعش چه کار می‌تونین بکنین.
۵- پروژه روا به قطعات کوچکتر و قابل مدیریت بشکنین.
ببینین دقیقا چه کسی چه کاری رو با چه منابعی باید انجام بده. کارهایی رو که می‌شه موازی با هم انجام داد و کارهایی که باید قبل از شروع کار دیگران تمام بشه رو پیدا کنین.
۶- منابع کافی اختصاص بدین.
خیلی مهم است که حتما آدم‌های کافی با مهارت کافی برای انجام کار داشته باشین، و همین‌طور تمام ابزارها و مواد لازم هم فراهم باشه. با کسانی که برای تامین منابع‌تون به اونها تکیه دارین صحبت کنین تا مطمئن باشین تاخیری در تامین نخواهد بود.
خود ما امروز که به عقب نگاه می‌کنیم، می‌بینیم که بهتر بود تیم توسعه‌مون رو زودتر گسترش می‌دادیم.
۷- اهداف میانه تعیین کنین.
چند شاخص پیشرفت و عملکرد و چند ایستگاه بین‌راهی معین کنین تا در ارزیابی پیشرفت کار کمک‌تون کنه و اگر مشکلی داشت پیش می‌اومد زودتر باخبر بشین.
۸-دلهره نگیرین.
کار کردن زیر سررسید به بعضی آدم‌ها خیلی فشار میاره، به‌خصوص اگر مهلت کمی داده شده باشه و وقت کافی برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندیِ درستِ کار نداشته باشن. اگر کسی با یه موعد تحویل نامنتظره شما رو غافلگیر کرد، خیلی سریع کارهایی که باید بکنین و وقتی که هرکدوم می‌بره رو یادداشت کنین. در اولین فرصت کار رو شروع کنین، اما استراحت‌های کوتاه منظم هم داشته باشین تا هم خسته نشین و هم تمرکزتون رو از دست ندین.
خود ما برای کم کردن فشار ذهنی‌مون به فوتبال‌دستی و استراحت گپ و چایی و قهوه پناه می‌بردیم.
۹- به مهلت تعهد داشته باشین.
ببینین چه مشکلاتی پیش اومد و مطمئن بشین که یک اشتباه را دو بار مرتکب نمی‌شین. و اگه فکر می‌کنین به پیشگیری از چنین مواردی در آینده کمک می‌کنه، بد نیست با یه مربی تماس بگیرین و برای تیم‌تون یه کارگاه مدیریت زمان یا مدیریت پروژه بذارین.
ما یاد گرفتیم که از این تجربه در برنامه‌ریزی‌های بعدی خودمون استفاده کنیم. منابع رو به درستی مدیریت کنیم، چه منابع انسانی و چه غیره، چارت کار و شاخص‌های ارزیابی در بیاریم تا از حجم کندی کار غافلگیر نشیم، و جا برای خطا و انواع و اقسام اتفاق‌های پیش‌بینی‌نشده هم بگذاریم. مطمئنیم که در آینده خیلی موثرتر عمل خواهیم کرد.
منبع : فرانش
